Les frais professionnels en portage salarial

Le portage salarial est un statut professionnel hybride qui offre une alternative intéressante aux travailleurs indépendants. Il permet de concilier l'autonomie d'un freelance avec la sécurité du statut de salarié. Dans ce modèle, les consultants portés réalisent des missions pour des clients tout en étant salariés d'une société de portage. Contrairement aux autoentrepreneurs, les salariés portés ont droit à des frais professionnels. La gestion de ces frais peut paraître anecdotique à première vue mais est un des aspects importants à considérer dans le portage salarial. Découvrez le montant de ces frais en 2023 et pourquoi il est particulièrement utile d'y prêter attention.

Qu'est-ce que les frais professionnels ?

En devenant salarié porté, vous pouvez être amené à engager des frais professionnels lors de la réalisation de vos missions.

Tout d'abord, que sont les frais professionnels ?

En se référant à la définition que donne l’URSSAF

Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par un salarié lors de son activité professionnelle. Ces frais sont à la charge de l’employeur. Dans une activité de consultant en portage salarial, les frais professionnels sont notamment les frais de communication et les frais de déplacement ainsi que les autres dépenses impliquées par son activité. Conformément aux règles de l'URSSAF, les frais professionnels peuvent être remboursés par l'employeur, c'est-à-dire la société de portage, sous certaines conditions.

Pourquoi déclarer ses frais professionnels en portage salarial ?

• Elles sont obligatoires pour être en conformité aux règles fiscales et sociales
• Elles permettent de couvrir les dépenses liées à votre activité, telles que les frais de repas, les frais de déplacement, ainsi que les outils et matériels nécessaires, entre autres.

Bon à savoir :

• Les frais professionnels ne sont pas imposables, et ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Ils peuvent être pris en compte dans le calcul de la rémunération du salarié porté, Ils peuvent représenter environ 20% du salaire brut. Ces frais peuvent être remboursés et/ou refacturés sur présentation de pièces justificatives.
• Les frais professionnels ont donc pour effet d’augmenter le montant du salaire net à payer mais baisse le salaire brut imposable.

Pour examiner l'impact des frais professionnels sur vos revenus en portage salarial, projetez-les grâce à notre simulateur

Quels sont les deux types de frais professionnels ?

On distingue deux types de frais professionnels pour un salarié en portage salarial.

Les frais professionnels non-remboursables

Cette première catégorie inclue les frais de fonctionnement, frais professionnels non-remboursables ou non-refacturés. Ces frais englobent des éléments tels que l'abonnement Internet du salarié porté, sa ligne professionnelle, et d'autres dépenses directement liées à son activité générale plutôt qu'à une mission spécifique et sont donc difficilement refacturables.

Les frais professionnels remboursables

Viennent ensuite, les frais de missions, frais professionnels remboursables ou frais professionnels à refacturer au client. Ces frais sont négociés avec le client et facturés avant le début de la mission, puis ajoutés au salaire net du consultant par la société de portage salarial.

Quels sont les frais professionnels remboursables par le client ?

En ce qui concerne les frais professionnels en portage salarial pouvant être remboursés par le client, il est important de noter que :

• Ces frais sont dépendants du solde disponible sur votre compte d'activité.
• Il est impératif de respecter et de se référer aux règles et plafonds établis par l'URSSAF.

En effet, parmi les frais professionnels à refacturer, certaines catégories sont soumises à des limites spécifiques.

LES FRAIS DE REPAS EN 2023

En ce qui concerne les frais professionnels associés aux repas en portage salarial, voici ce qu'il faut retenir :

• 7,10 € pour l’indemnité de restauration sur le lieu de travail ;
• 9,90 € pour l’indemnité de repas ou de restauration hors des locaux de l'entreprise, du salarié qui n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant ;
• Il en est de même pour le télétravail ;
• 20,20 € pour l’indemnité de repas du salarié contraint de prendre son repas au restaurant.

Ces frais ont évolué en 2023, vous pouvez consulter ce comparatif pour examiner le détail de ces changements.

LES FRAIS DE DÉPLACEMENT PROFESSIONNELS

Parmi les frais professionnels, on inclut les frais de déplacements. Ces dépenses sont remboursées sous forme d'un forfait, fixé chaque année par l'URSSAF.

En ce qui concerne les repas grands déplacements :

• Moins de 3 mois : 20,20 €/repas
• De 3 mois à 24 mois : 17,20 €/repas
• Plus de 24 mois : 14,10 €

Pour les logements et petits-déjeuners en région parisienne :

• Moins de 3 mois : 72,50 €/nuit
• De 3 à 24 mois : 61,60 €/nuit
• Plus de 24 mois : 50,80 €/nuit

Pour les logements et petits déjeuners en province :

• Moins de 3 mois : 53,80 €/nuit
• De 3 à 24 mois : 45,70 €/nuit
• Plus de 24 mois : 37,70 €/nuit

Pour les dépenses de déplacement à destination des territoires d'outre-mer, vous pouvez consulter la page dédiée sur le site de l'URSSAF.

Pour ce qui est des déplacements vers des pays étrangers, vous trouverez des informations pertinentes sur le site economie.gouv.fr

LES FRAIS DE TRANSPORT

Les frais de déplacement englobent les dépenses faites par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle.

En fonction des situations spécifiques :

• L'utilisation du véhicule personnel pour des motifs professionnels, les frais liés au carburant, au stationnement, etc. ;
• L'utilisation des transports en commun ou de services de location de vélos publics pour se rendre sur le lieu de travail...

Ces frais peuvent être remboursés par l'employeur et bénéficier d'une exonération de cotisations dans certaines limites et conformément à certaines conditions.

LE MATÉRIEL INFORMATIQUE

Pour ce type de dépense professionnelle, c'est le montant qui détermine le remboursement :

• Si le prix du matériel est inférieur ou égal à 500 € HT (590 € TTC), le montant est remboursé à la fin du mois, lors de la paie.
• Si le prix du matériel est supérieur à 500 € HT, le remboursement se fera sur 24 mois, à raison de 1/24ème du montant du matériel (sauf si la mission dure moins longtemps)

QU'EN-EST-IL DES FRAIS DE GESTION ?

Chez OpenWork, les frais de gestion (protection juridique, protection sociale et protection commerciale) sont de 7 % plafonnés à 700,00 € / paie et ne sont pas considérés comme des frais professionnels refacturés.

Conclusion :

La gestion des frais professionnels est une question importante de par son impact sur votre rémunération, il convient de connaître les règles en vigueur et d'évoquer ce sujet avec votre client avant le début de votre mission en portage salarial. Si vous avez des questions relatives à un type particulier de frais professionnels, contactez notre équipe. Nous serons ravis de vous conseiller au mieux.

Il est important de noter que les dépenses facturés à votre client restent à intégrer dans votre facturation. D'où l'importance de les enregistrer dans votre espace personnel MonCompte. Lorsque vous utilisez notre simulateur de revenus, ces dépenses sont considérées comme un ajout à votre chiffre d'affaires, sur lequel aucune charge sociale n'est prélevée. Si ces frais professionnels correspondent à des dépenses spécifiques liées à des événements particuliers ou à des demandes de votre client dans le cadre de votre mission, vous les avancez initialement et pouvez ensuite les refacturer à votre client. Le détail de ces dépenses sera joint à la facture, y compris les justificatifs correspondants afin de garantir une parfaite transparence.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur le barème de l'URSSAF que nous utilisons chez OpenWork, vous pouvez consulter cette page.

Également, si les frais de gestion ne sont pas considérés comme des frais professionnels, opter judicieusement pour votre société de portage salarial revêt une importance équivalente, comme exposé en détail dans cet article.