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Comment bien préparer son départ en vacances pour partir sans stress ?

12/14/2020

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Elles approchent à grand pas, vous en rêvez, les vacances tant attendues vous font de l’oeil dans la semaine à venir. Et soudain, le stress. “Je ne bouclerai jamais tout”, “je n’ai rien préparé”, tout se mélange dans votre tête. Mais pas de panique : un départ en vacances, ça se prépare en douceur, et à l’avance, grâce à quelques règles simples.

La bonne vieille to-do list

✅ Parce qu’elle a déjà fait ses preuves, qu’elle offre l’occasion agréable de rayer toute tâche accomplie, la to-do list est votre alliée avant les vacances. Les plus traditionnels s’attacheront au papier, au cahier ou même au post-it, mais les plus férus des outils technologiques préfèreront des applications comme Trello, Todoist, Toodledo. Ces applications offrent notamment l’avantage de pouvoir partager sa to-do avec ses collègues, et donc d’organiser ses tâches selon la charge de chacun.

Quel que soit votre style, la to-do list est un très bon outil pour organiser son départ en vacances : elle permet de récapituler l’ensemble du travail qui reste à fournir et d’avoir les idées au clair, de se tenir à jour.

🏖 En revanche, attention à ne pas surcharger sa to-do list avant le départ en vacances : il s’agit d’être réaliste et de l’organiser minutieusement. Hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur priorité avant le départ, et évaluez la durée d’exécution de chaque projet. Un exemple de hiérarchisation peut-être celui-ci :

  • En haut de la liste, les tâches les plus urgentes et les plus longues à effectuer, qui requièrent une collaboration avec vos collègues ou qui vous mobilisent sur des gros projets.
  • Au milieu, les impératifs à régler avant de partir mais qui prendront moins de temps car ce sont des tâches quotidiennes.
  • En fin de liste, les petites tâches sans urgence que vous pouvez même reporter à votre retour de vacances si vous n’avez pas le temps, l’idéal étant bien sûr de les accomplir avant de partir.
  • Les to-do list permettent ainsi d’essayez d’abattre le plus de travail possible avant le départ en vacances, néanmoins, il s’agit de rester honnête avec soi-même et de ne surcharger pas une to-do list de tâches qu’il serait impossible de gérer avant de partir.

Miser sur le planning partagé

👋 Le départ en vacances est souvent source de stress car il nécessite un peu de coordination avec son équipe. Généralement, tout le monde ne part pas en même temps en vacances, ce qui implique donc de s’organiser pour que chacun soit au fait des tâches à accomplir sur un projet. Ainsi, une semaine avant votre départ, il peut être utile de faire une réunion avec votre équipe pour y voir clair sur l’avancée des projets. Une réunion pré-départ en vacances vise donc à expliquer à ses collègues l’état des lieux de vos avancées, pour chaque dossier, et ce qu’il faut en connaître officieusement mais aussi officiellement.

Une fois les tâches dispatchées en réunion, créez un document récapitulatif et partagez-le avec votre équipe. Le document contiendra pour chaque projet l’interlocuteur principal, la deadline du projet, le récapitulatif des tâches à effectuer et les contacts importants.

Préparer le retour simplement

Le départ en vacances concentre souvent toute notre attention, mais le retour ne doit pas être sous-estimé : bien préparer son départ en vacances doit pouvoir permettre d'anticiper le retour.

Par conséquent, des petites astuces très simples vous soulageront au retour de vos vacances :

  • Ranger son bureau : cela paraît anodin, mais faire le tri dans ses affaires, jeter les post-it qui trainent, brouillons illisibles, multiples cartes de visite et cartes d’adresses de restaurant, vous sera d’un grand apaisement pour reprendre fraîchement la rentrée. Nettoyer son ordinateur : nettoyage du bureau, organisation des dossiers, suppression des multiples téléchargements qui envahissent son ordinateur, aideront à y voir clair au retour.
     
  • Prévoyez déjà une date de réunion de retour : indispensable pour se remettre à jour et rattraper ce qui a été fait pendant son absence, prévoir avant votre départ une réunion avec ses collègues et son remplaçant aide à ne pas y penser pendant ses vacances !
     
  • Enfin, à ne pas oublier : déconnectez ! La detox digitale est de plus en plus prônée par les professionnels pour se véritablement profiter de ses vacances et ne pas revenir stressé. Elle est absolument nécessaire de par la saturation provoquée par l’omniprésence des outils et canaux de communications (réseaux sociaux, messagerie personnelle ou professionnelle, notifications, etc.), et le phénomène de “blurring” entre vie privée et vie professionnelle et peut par exemple éviter d’être soumis au phénomène du « leisure sickness » dont nous vous parlions ici.

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