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Dawn of the mail !

Digital et Travail

6/23/2014

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Devons nous remettre en question l'utilisation du mail en entreprise ?

La communication entre les gens était avant l'apparition de la communication indirecte beaucoup plus simple et localisée géographiquement. Elle est devenu complexe à mesure que les moyens de communication indirects se sont accrus. Les moyens de communication indirects pour les personnes se sont largement améliorés avec l'utilisation des outils comme Facebook, Twitter, Linkedin, ce qu'on a mis sous l'étiquette réseaux sociaux.

Mais en entreprise ? 99% de la communication se fait toujours par mail.

Les "confirme moi par mail", "envoie moi un récap de la réunion par mail", "attend, dès qu'on aura raccroché, envoie moi ton mail de confirmation de réception, c'est pour mon manager" sont devenus légion. La communication et la parole seraient devenus si peu fiables pour qu'on en soit à demander des confirmations écrites parce que les paroles s'envolent mais les écrits restent ?

Ok, soit mais alors pourquoi le mail ? Le mail est un message indirect envoyé à une ou plusieurs personnes spécifiant un message sans aucune distinction dans ses parties (à part le sujet), demandant souvent une quantité industrielle de choses à faire, requérant l'avis des gens sur des montants, des dates, des lieux des exécution de tâches, etc...très peu d'outils d'analyse découlant de ça ou alors laissé à l'initiative des personnes qui la reçoivent.

mail

Le résultat de ces échanges astronomiques d'information est capitalisé dans ... l'esprit des gens et leur archive Outlook ... autant dire que la communication aurait pu ainsi être orale puisque finalement les données importantes du mail ne sont partagées par personne.

Prenons l'exemple de la création d'un logo: un directeur comm' envoie un mail à 7 personnes demandant la création d'un logo, mettant en copie son agence de comm' (un prestataire extérieur), un graphiste indépendant (un autre prestataire extérieur), 3 collaborateurs de la comm', le chef produit et le responsable du développement du produit concernant le logo.

Voici un panel de réponse imaginée s'empilant de manière chronologique (car effectivement, le mail s'empile également uniquement chronologiquement):
- Le graphiste indépendant: "Voilà ma suggestion (pièce jointe), j'aime bien la couleur du centre, mais on a également l'option de mettre un bleu pétrole. Qu'en pensez-vous ?"
- Le prestataire comm' : "si on veut respecter les standards de l'image de l'entreprise nous irions plutôt vers une forme arrondie au milieu, tu devrais retravailler dans ce sens, mais l'idée de départ est pas mal du tout".
- Le responsable produit : "Je ne suis pas fan"
- Le chef produit : "ce n'est pas vraiment en accord avec l'image qu'on veut donner du produit, mais en même temps, on doit le sortir pour la fin de la semaine"
- Le collaborateur comm' : "vous en pensez quoi directeur"
- Le Directeur comm' : "j'ai fait un tableau excel synthétisant les accords neutres, désaccords de chacun, qu'en pensez-vous"

.... la suite de cet échange serait long et bien fastidieux, je vais donc arrêter là. Pourtant, parti comme c'est et après 6 reply to all, ce que pense les gens, on ne sait pas, le coût de travail on l'ignore, le respect des échéances a de fortes chances de ne pas être tenu et une autre bonne série de 25 mails ne seront pas de trop pour achever la conversation. Que se passe-t-il maintenant si jamais le directeur comm' change entre temps ?  Il relis les 30 mails ?

Non, il remet tout à plat par une réunion et on peut lancer la chanson "I got you Babe" afin de faire référence au film "Un jour sans fin".

Le mail n'a plus de sens dans l'entreprise, sauf pour aller boire un café et encore. Mais les outils qui ont été proposés ont essayé de s'adapter à beaucoup de problématiques de grand groupes alors que le mail a pour principal avantage d'être simple.

Il est très simple de critiquer, mais beaucoup plus dur de proposer une solution c'est pourquoi, plutôt que de continuer dans ce sens parfaitement improductif, on vous présente la solution qu'on a imaginé. A Flubber, on a tenté de développer une méthode de communication simple schématisant un espace de réunion pour prendre ces décisions concernant les échanges qu'on pourrait avoir en entreprise. On l'a rendu aussi simple que possible mais les meilleurs juges resteront les utilisateurs, nous vous laissons donc juger avec grand plaisir :

Rendez-vous chez nous..;-). Et bonne beta test !

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