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Messagerie d'entreprise, quel avenir ?

Futur et Travail

6/23/2014

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La messagerie d'entreprise est utilisée et a du succès. Même si elle gêne parfois (consommatrice de temps, boîtes volumineuses), c'est un fait.

Il fut un temps pas si lointain (que ceux qui ont plus de 40 ans ont connu) où le choix des moyens de communication écrite était plus simple.
C’était un document manuscrit ou tapé à la machine, puis photocopié et envoyé par courrier.
Il y avait, certes, des inconvénients : Le courrier arrivait entre un et trois jours après à ses destinataires et il n'était donc pas possible de corriger rapidement.

Mais il y avait aussi des avantages indéniables : Il fallait réfléchir au texte et aux destinataires, un soin particulier était mis à son archivage pour pouvoir le retrouver (mots clefs, résumé, classement physique) et des personnes étaient destinées à cette fonction.

Après les serveurs de fichiers, la messagerie d'entreprise est arrivée en masse au début des années 1990. Il y a quatre effets majeurs :

* La vitesse de transmission quasi instantanée a changé notre mode de fonctionnement parfois au détriment de la prise d'initiative par des acteurs isolés.
* Le classement collectif a quasiment disparu. On ne jette plus rien, mais il reste difficile de retrouver l'information pertinente.
* Les textes sont souvent moins réfléchis et les destinataires plus nombreux. Ces deux inconvénients se cumulent rendant la communication confuse.
* Le contrôle des communications par une autorité devient quasiment impossible. C'est peut-être l'avantage majeur d'Internet de rendre les individus acteurs responsables.

Vu de l’utilisateur, cela entraîne un sentiment partagé entre la facilité et la perte de temps passé à lire des textes inutiles et répondre à de trop nombreuses sollicitations.
On estime aujourd’hui qu’un cadre passe en moyenne onze minutes devant un sujet avant d’être sollicité. C’est peu pour des sujets complexes !  Cela permet aussi de se réfugier dans l'action, le micro management, au lieu de déléguer pour libérer du temps pour réfléchir.
Il est aussi perdu devant les trop nombreuses possibilités qui lui sont offertes (ou interdites !).

messagerie d'entreprise

messagerie d'entreprise

Vu de l’administrateur de la messagerie d’entreprise , c’est souvent un cauchemar.

* Si le système s’arrête, c’est la révolte.
* Chaque employé a parfois mieux chez lui (taille, outil de recherche, disponibilité, etc.) où il peut décider ce qui est bon pour lui sans être traité comme un enfant.
* Les contraintes légales d’archivage et de restauration sont contraignantes.
* Les contraintes de sécurité brident les évolutions.

Le choix devient toujours plus difficile entre les fonctionnalités :

* Serveurs de fichiers,
* Sites web collaboratifs,
* Édition de document simultanément à plusieurs,
* Messagerie instantanée,
* Blog personnel,
* Forums,
* Bases de connaissances,
* Twitter,
* Réseaux sociaux.

Le partage de document et la réalisation collaborative dans un environnement web sont en passe de devenir un standard qui complémente efficacement la messagerie.

Quelles fonctionnalités faut-il adopter ?
Doivent-elles être différentes en fonction des émetteurs et des destinataires ?
Doivent-elles être hébergées en interne ou utilisées en SaaS ?
Doit-on utiliser les solutions gratuites ?

Sans faire de grandes démonstrations, je fais le pari du scénario suivant :

* L’hébergement et l’administration technique sont une affaire de spécialiste. Les entreprises achèteront donc des services (SaaS) au détriment de l’hébergement interne pour permettre au DSI et son équipe de se concentrer sur la stratégie, les processus de l'entreprise, l'architecture et les contrats de service.
* Les documents seront tous créés sur les serveurs web collaboratif au détriment des serveurs de fichiers qui seront réservés à l’administration technique chez les fournisseurs de service. Ces sites web collaboratifs seront structurés autour des projets et des processus. Ceci permettra de définir les droits d’accès aux documents liés. Ils seront bien sûr ouverts vers les partenaires extérieurs dont les droits seront définis par le projet ou le processus.
* La messagerie instantanée sera utilisée pour des échanges d’idées sur un délai court comme avec le téléphone. On peut imaginer que le PC reconnaisse la présence par la proximité  de son téléphone mobile.
* La messagerie classique continuera d’exister pour la communication non structurée autour des projets et processus. Le transfert de pièces jointes sera remplacé par des liens vers les sites collaboratifs.
* Les profils sur les réseaux sociaux interopérables entre eux seront une des fonctionnalités de base gérées par chaque employé. Une partie gérée en collaboration avec les ressources humaines de l'entreprise restera privée à l'entreprise une autre partie suivra chacun durant sa vie numérique.
* La fonction de blog sera utilisée par ceux qui le souhaitent pour publier et défendre leurs idées en dehors de la structure projet/processus. C'est là où s'exprimera la créativité nécessaire au progrès de la société. Il y faudra donc une grande liberté et des méthodes pour que cette précieuse information puisse être collectée en respectant chaque individu.

Il restera à choisir les solutions et tracer la route vers ce Monde d'Après. Les sociétés s'adapteront à des vitesses différentes en fonction de leur environnement.

Lecture du 28 février 2010 (http://www.indexel.net/management/reseaux-sociaux-comment-en-tirer-profit.html) :

"Les personnes physiques posséderont leurs données personnelles et elles n'autoriseront que certaines entreprises à les"consommer". En proposant un format XML d'échange de données, la plate-forme OpenSocial de Google est une première étape dans cette direction",précise Didier Girard.

" Messagerie d'entreprise, quel avenir ? " , Jean-Pierre Cointre - Le Monde Après

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