Organiser sa boîte mail professionnielle

Faire le ménage, une étape nécessaire pour organiser sa boîte mail professionnelle

Tout d’abord, faites le ménage, et pour cela pas de panique, de nombreux outils existent pour organiser sa boîte mail professionnelle :

Unroll Me : vous fera gagner un temps précieux : ce service gratuit vous permet de visualiser la liste de tous vos abonnement, et de vous désinscrire de ceux dont vous ne voulez plus. Idéal pour les feignants.

Créez des filtres Gmail . Un très bon outil pour organiser sa boite mail professionnelle est de créer des filtres : sur Gmail par exemple, vous pouvez créer une règle qui redirigera automatiquement les mails que vous souhaitez dans un dossier séparé de votre boîte de réception principale. Ainsi vous pouvez vous concentrer sur vos mails professionnels au bureau, puis passer quand vous le souhaitez aux autres, sans être sollicité par des notifications.

Pensez à l’inbox zero : l’inbox zero, c’est cette pratique qui consiste à supprimer et nettoyer sa boite mail tous les jours. Méthode développée par Merlin Mann, elle consiste à véritablement atteindre un “zéro mail dans la boîte de réception”. Radical, mais pour commencer, essayez de vous tenir aux premières étapes. Pour aller plus loin, découvrez sa vidéo Google Tech Talks (juillet 2007).

Les stratégies efficaces

Adoptez les stratégies efficaces :

instaurez un temps email dans votre agenda : un temps pour trier vos emails, à hauteur de 1h maximum. Une plage horaire et une seule, durant laquelle vous ne vous concentrez plus que sur cette tâche, car rien de plus contre-productif que d’y répondre au compte-goutte dès leur réception.

Créez des libellés. Les libellés sont très pratiques pour organiser sa boîte mail professionnelle. De ce point de vue, deux stratégies sont possibles : les libellés en fonction du temps (aujourd’hui / ce trimestre / cette année), ou les libellés en fonction du statut (à traiter / non lus / urgent). ces libellés vous permettront de mieux visualiser vos mails plutôt qu’avec des libellés en fonction des thèmes, car un mail peut correspondre à plusieurs thèmes en même temps. Organiser sa boîte mail professionnelle, c'est donc avant tout mieux la visualiser grâce à des rubriques claires.

S'émanciper de l'usage de la boite mail professionnelle

Enfin, interrogez-vous : certes, nous n’avons pas tous le luxe de pouvoir nous passer de l’email. Beaucoup d’entreprises le rendent obligatoire, même si l’on voit poindre de nouveaux outils collaboratifs comme Slack, ou Trello qui changent la donne. Mais organiser sa boîte mail professionnelle doit ouvrir la voie à une réflexion plus grande sur l’outil du mail comme chronophage.

Michaël Dandrieux, Sociologue, explique dans un article très fouillé pourquoi il n’utillise plus l’email depuis des années.

“J’ai remplacé le mail par d’autres modes de communication avec mes étudiants, mes amis, l’équipe avec laquelle je travaille. Faire accepter ces modes de communication a été très dur, un peu à la manière d’un travail ostéopathique : on sait que le corps technologique est désaligné, mais le réalignement provoque un craquement profond, de la contrariété, de la fatigue.”

En effet, il faut retenir qu'à chaque consultation de la boîte aux lettres il faut 16mn pour retrouver un peu de concentration et revenir à ce qu’on était en train de faire avant” : à vous donc d'organiser votre boîte mail professionnelle, peut-être pour mieux vous en émanciper, et éviter la déconcentration et réfléchir plus amplement aux problématiques de la déconnexion.